Contratos, anexos, pactos de horas extra, comprobantes de entrega: recursos humanos es el área que más papel firma. La buena noticia es que la Dirección del Trabajo (DT) acepta hace años la documentación laboral electrónica. La advertencia es que también fijó condiciones para hacerlo bien. En esta guía vemos qué ha dicho la DT, qué tipo de firma basta y qué revisar antes de llevar tus contratos a firma electrónica.
El punto de partida: la documentación laboral es un instrumento privado
La DT ha sostenido que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado. Esto importa porque la Ley 19.799 exige firma electrónica avanzada solo para los instrumentos públicos (art. 4).
Qué firma basta según la DT
En el Ord. N° 6179, de 29 de diciembre de 2016, la DT concluyó que, cuando se requiere la firma del trabajador o de ambas partes, basta una firma electrónica simple en los términos del artículo 2, letra f), de la Ley 19.799, y que nada impide utilizar firma electrónica avanzada.
Las condiciones del Dictamen 0789/015
El Dictamen N° 0789/015, de 16 de febrero de 2015, fijó las condiciones mínimas que deben cumplir los sistemas para generar, firmar, gestionar y notificar documentación laboral por medios electrónicos. Pronunciamientos posteriores de la DT recuerdan que son requisitos copulativos, entre ellos:
- Permitir que el fiscalizador consulte directamente la información por internet.
- Contar con medidas de seguridad que resguarden la integridad de los documentos.
- Permitir la consulta desde el lugar de trabajo, y la impresión y certificación de los documentos.
La DT ha revisado sistemas concretos caso a caso: algunos los ha considerado ajustados a esas condiciones y otros no. Antes de elegir una plataforma para documentos laborales, pide al proveedor que explique cómo cumple cada condición.
Ojo con el canal de comunicación
En el mismo Ord. N° 6179 la DT señaló que los mensajes de texto (SMS) no se ajustan a su doctrina y que las comunicaciones vinculadas a la documentación y su firma deben hacerse a los correos electrónicos que el trabajador haya proporcionado expresamente para ese efecto. Para documentos laborales, por lo tanto:
- Pide al trabajador, por escrito, el correo que designa para recibir su documentación.
- Envía y notifica por ese correo, aunque además le avises por otro canal.
- Revisa con tu asesor laboral si hay pronunciamientos más recientes de la DT sobre otros canales, como WhatsApp, antes de usarlos como vía de notificación.
Qué documentos laborales se suelen firmar en línea
- Contrato de trabajo y sus anexos (cambio de remuneración, funciones o jornada).
- Pactos de horas extraordinarias.
- Comprobantes de entrega del reglamento interno y de elementos de protección.
- Políticas internas y acuerdos de confidencialidad.
El finiquito tiene reglas propias de ratificación; revísalo con tu asesor antes de incluirlo en un flujo electrónico.
Cómo ordenar el proceso
- Plantillas por tipo de documento, con los datos del trabajador completados automáticamente.
- Orden de firma: primero el empleador, luego el trabajador, o al revés según tu política.
- Copia al trabajador del documento firmado y su evidencia.
- Archivo por trabajador, disponible para la fiscalización.
Preguntas frecuentes
¿Necesito firma avanzada para el contrato de trabajo?
Según el criterio de la DT citado, no: basta una firma electrónica simple. Puedes usar firma avanzada si quieres un valor probatorio mayor.
¿El trabajador puede negarse a firmar electrónicamente?
La jurisprudencia administrativa de la DT considera el consentimiento de los trabajadores para la documentación electrónica. Conviene tener siempre una alternativa en papel.
Cómo lo hace GSign
GSign permite enviar documentos laborales por WhatsApp y por correo, con plantillas por tipo de documento, orden de firma y un repositorio por trabajador. Cada firma queda con su certificado de evidencia, y si lo necesitas, el representante legal puede firmar con firma avanzada a través de un prestador acreditado. Revisa firma de contratos de trabajo o prueba GSign gratis.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Revisa los criterios vigentes de la Dirección del Trabajo con tu asesor laboral.
