Cada documento que envías a firmar lleva datos personales: nombre, RUT, domicilio, número de teléfono, correo y, a veces, información más delicada, como una remuneración o un antecedente de salud. A eso se suma la evidencia de la firma: dirección IP, dispositivo y fecha y hora. Con la Ley 21.719 de protección de datos personales, la forma en que tratas esa información pasa a ser una obligación con sanciones. En esta guía vemos qué cambia para quienes firman en línea.
La Ley 21.719 en breve
La Ley 21.719 moderniza el marco de la antigua Ley 19.628: amplía los derechos de los titulares, exige una base de licitud para cada tratamiento, refuerza los deberes de seguridad, obliga a gestionar las vulneraciones y crea una Agencia de Protección de Datos Personales con facultades de fiscalización y sanción.
Su entrada en vigencia está prevista para el 1 de diciembre de 2026. En septiembre de 2026 el Ejecutivo informó el ingreso de un proyecto que propone postergarla al 1 de diciembre de 2027; mientras no se apruebe, la fecha a considerar es la original.
Qué datos trata una plataforma de firma
- Datos del firmante: nombre, RUT, número de WhatsApp y correo.
- Contenido del documento: lo que el contrato diga sobre las partes (remuneraciones, deudas, direcciones).
- Evidencia técnica: IP, dispositivo, sello de tiempo y, si se usa, la verificación de identidad.
Parte de esa información existe precisamente para probar la firma, y eso justifica guardarla. Pero esa justificación tiene límites: sirve para acreditar el documento, no para cualquier otro fin.
Responsable y encargado
Quien envía el documento a firmar (tu empresa) decide para qué se usan los datos: es el responsable. La plataforma de firma los trata por encargo tuyo: es un encargado. Esa relación debería quedar regulada en el contrato con tu proveedor, con instrucciones claras, medidas de seguridad y reglas de confidencialidad.
Principios que aplican directamente
Minimización
Pide solo los datos que el documento necesita. Si una plantilla tiene campos que nadie usa, elimínalos.
Finalidad
Los números de WhatsApp recolectados para firmar no deberían usarse después para campañas comerciales sin una base de licitud propia.
Conservación
Define cuánto tiempo guardas cada tipo de documento y su evidencia. Conviene conservarlos mientras puedan necesitarse como prueba, y luego eliminarlos.
Seguridad
Cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por usuario y registro de quién consultó cada documento. Un contrato firmado reenviado por correo a diez personas es exactamente lo que la ley busca evitar.
Cinco preguntas para tu proveedor de firma
- ¿Dónde se alojan los documentos y la evidencia, y hay transferencia internacional de datos?
- ¿Cómo se cifran y quién puede acceder a ellos?
- ¿Queda registro de cada acceso y descarga?
- ¿Cómo se ejercen los derechos de los titulares, como acceso o eliminación?
- ¿Qué pasa con mis documentos si dejo de usar la plataforma?
Preguntas frecuentes
¿Necesito el consentimiento del firmante para tratar sus datos?
Depende de la base de licitud. Cuando los datos se tratan para celebrar o ejecutar el contrato que la persona firma, esa suele ser la base. Para usos adicionales, como marketing, necesitas otra base. Revísalo con tu asesor.
¿Puede un firmante pedir que borren su evidencia?
La evidencia existe para probar un contrato que también es suyo, así que puede haber razones legítimas para conservarla. Responde cada solicitud caso a caso y deja registro de la decisión.
Cómo lo hace GSign
GSign trata los datos por encargo de quien envía el documento: cifra los documentos en tránsito y en reposo, registra cada acceso en el registro de auditoría, permite definir usuarios y roles y guarda los documentos en un repositorio con plazos de conservación. Revisa cómo cubrimos la Ley 21.719, nuestra política de privacidad o prueba GSign gratis.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Revisa tus tratamientos de datos con tu asesor.
